Praktijkvoorbeeld Vierstroom

U bevindt zich hier: Home | Samenwerken | Praktijkvoorbeelden | Praktijkvoorbeeld Vierstroom

Praktijkvoorbeeld Vierstroom

Mirona en Gerda
(vlnr: Mirona van der Linde-Jakobsen en Gerda Neehoff)

'Kleine verbeteringen, grote effecten'

Om bij medewerkers meer begrip te kweken voor de rollen en inzichten van vrijwilligers en vice versa, organiseerde Vierstroom een scholing over communicatie, samenwerking, empowerment en bejegening. ‘Medewerkers en vrijwilligers zitten nu meer op één lijn.’

Mirona van der Linde-Jakobsen is coördinator vrijwilligers bij Vierstroom, een zorg- en welzijnorganisatie met locaties in Zuid- en Midden-Holland en Utrecht, zo’n 4500 medewerkers en circa 2000 vrijwilligers. Samen met haar collega Gerda Neehoff is Mirona verantwoordelijk voor (de uitvoering van) het vrijwilligersbeleid. Ze merkt dat het in de praktijk niet altijd meevalt om de werkzaamheden én overtuigingen van vrijwilligers en medewerkers goed op elkaar af te stemmen. Ze geeft een voorbeeld: ‘Enige tijd terug is in verzorgingshuis ’t Oude Landt in Woerden de regel ingevoerd dat bezoekers moeten betalen voor een kopje koffie. Dit tot ergernis van een groep vrijwilligers in het huis. Deze oudgedienden geven de koffie vaak gratis weg. Verzorgenden en andere vrijwilligers komen vervolgens in een lastig parket als zij aan bezoekers wél een vergoeding vragen.’

'Scholing'

Om ervoor te zorgen dat medewerkers en vrijwilligers van ’t Oude Landt meer op een lijn komen, namen beide groepen afzonderlijk deel aan een scholing. Deze werd verzorgd door een professionele trainer en een acteur van een extern bureau. ‘We merkten dat hun aanpak goed werkte’, zegt Mirona. ‘Er was veel interactie. De acteur speelde herkenbare situaties na, waarover flink werd gediscussieerd.’
Mirona vertelt dat onder meer naar voren kwam dat vrijwilligers zich dikwijls niet gezien en gehoord voelen. ‘Te vaak wordt hun aanwezigheid voor lief genomen.’ Verder vinden vrijwilligers het vervelend dat medewerkers hen niet altijd informeren over zaken die voor hen van belang zijn. ‘Dan klopt een vrijwilliger bijvoorbeeld aan bij meneer Jansen om te gaan wandelen en blijkt meneer Jansen overleden. Als de vrijwilliger daar vooraf niet van op de hoogte is gesteld, kan dat hard aankomen.’
Medewerkers op hun beurt, ervaren vrijwilligers soms als lastig. ‘Vrijwilligers vragen aandacht op momenten dat het niet uitkomt’, licht Mirona toe. ‘Verder vinden medewerkers dat vrijwilligers soms onvoldoende flexibel zijn.’

'Bewustwording'

Door dit soort punten tijdens de training te bespreken en vanuit verschillende invalshoeken te belichten, groeide bij beide groepen meer begrip voor ‘de andere partij’, merkte Mirona. ‘Vrijwilligers kwamen bijvoorbeeld tot het inzicht dat de verzorging hen best wil informeren, maar dat daarvoor simpelweg de tijd vaak ontbreekt. En ook afspraken over hoe en wanneer je vrijwilligers op de hoogte stelt. Medewerkers beseften dat het welzijnaanbod in huis enorm zou verschralen – zo niet zou verdwijnen - zonder vrijwilligers.’
In de scholing werd ook aandacht besteed aan feedback geven en ontvangen op een goede manier, zelf verantwoordelijkheid nemen en de ‘toon’ waarop je dingen bespreekt. Van iedere afdeling waar met vrijwilligers wordt gewerkt, deed een medewerker mee. ‘Via een train-de-trainer-programma gaan deze medewerkers hun kennis overdragen aan hun collega’s’, zegt Mirona. ‘Uiteindelijk is het de bedoeling dat álle medewerkers en vrijwilligers zich er bewuster van worden hoe belangrijk het is dat ze goed samenwerken, communiceren en elkaar op een prettige manier bejegenen.’

'Verbeterdoelen'

Vierstroom is koploper in het project Zorg Beter met Vrijwilligers voor het thema ‘samenwerking’. Mirona begeleidt het verbetertraject op de werkvloer. Behalve locatie ’t Oude Landt, doet ook de Schuylenburcht in Oudewater mee. Daar worden medewerkers en vrijwilligers in januari 2014 geschoold. Voor de twee locaties zijn eigen verbeterdoelen gesteld. ‘Bij ’t Oude Landt was het verbeteren van de informatievoorziening een speerpunt’, zegt Mirona. ‘Er is onder meer een communicatieschrift ingevoerd, waarin medewerkers de vrijwilligers op de hoogte stellen van belangrijke veranderingen en andersom. Verder hebben we afgesproken dat het aanspreekpunt voor de vrijwilligers rechtstreeks telefonisch bereikbaar moet zijn. Het zijn kleine veranderingen, maar voor de betrokkenen is het effect best groot. Het samenwerken wordt er plezieriger door.’

De Schuylenburcht is bezig met het opstellen van zelfsturende teams: groepjes van vrijwilligers die vergelijkbare werkzaamheden verrichten in het verzorgingshuis. De leden van zo’n team regelen onderling onder meer dat de bezetting op peil blijft. ‘Als iemand bijvoorbeeld met vakantie gaat, zorgt hij zelf voor vervanging’, aldus Mirona. Het aanspreekpunt voor de vrijwilligers evalueert jaarlijks met elk van deze groepen hoe het loopt.

'Borgen'

Zorg Beter met Vrijwilligers wordt bij Vierstroom halverwege 2014 afgerond, maar het verbetertraject heeft nu al veel bewerkstelligd, constateert Mirona. ‘We hebben “samenwerken met vrijwilligers” tot prioriteit gemaakt. Dankzij de begeleiding en subsidie die we krijgen, kunnen we kwalitatief goede interventies inzetten, zoals de scholing. Dat werpt echt vruchten af. Het belang van een goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten staat nu veel beter op het netvlies. Dat blijft vast ook zo, in de toekomst. Alle vrijwilligers hebben badges gekregen met daarop hun naam en het woord “vrijwilliger”, waardoor ze letterlijk beter zichtbaar zijn. Daarnaast willen we teamhoofden vragen om in overleggen regelmatig aandacht te blijven schenken aan dit thema. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van de fotostrips die we uitdeelden tijdens de scholing. Verder heeft mijn voorgangster, Wietske Meppelink, het plan opgevat om op basis van onze ervaringen een handboek te maken voor alle Vierstroomlocaties. Het is de bedoeling dat de overige locaties dan ook met hun verbeterpunten aan de slag kunnen gaan. Overigens zal het handboek in de jaren erna ongetwijfeld worden aangepast. Steeds meer locaties gaan de overstap maken naar kleinschalig wonen. Dat heeft zeker consequenties voor de samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers.’

(Tekst: Femke van den Berg)

Facebook Twitter LinkedIn

Inschrijven nieuwsbrief

  • Mevrouw Heer

zorgbetermetvrijwilligers.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.